Рекомендации владельцам и руководителям компаний по организации стажировок студентов и молодых специалистов

Одной из задач бизнеса является пополнение рядов специалистов компании. Причём, процесс этот, можно сказать, практически постоянный. Связано ли это с расширением бизнеса, с открытием новых направлений или с поиском замены уходящим сотрудникам в случае их увольнения или повышения в должности. В любом случае, перед бизнесом периодически стоит такая задача – набирать новых специалистов. Мы акцентируем внимание именно на специалистах, тех, кто знаком хотя бы с теоретической базой по специальности, которую получил или получает в ВУЗе. Организация стажировки студентов и молодых специалистов (в данных рекомендациях мы будем называть так молодых людей уже, закончивших ВУЗ, но еще не имеющих сколько-нибудь продолжительного трудового опыта по своей специальности) в бизнес-компании является одним из методов подбора персонала в компанию. И мы будем делиться своим опытом, как стажировку организовать на деле.

Стажировка – дело хлопотное. И естественно, вам, как любому руководителю бизнеса, хочется, чтобы она принесла компании максимальный результат. Такую идею по привлечению специалистов вы наверняка уже не раз обсуждали, возможно даже пытались организовать, но как-то руки не доходили: или поручить некому, или не хватает знаний, как это организовать, чтобы получить нужный результат.

Задача не типичная, поэтому рекомендуем организовать стажировку в виде небольшого внутреннего проекта вашей компании, с определением цели, с назначением ответственного, с выделением необходимых ресурсов.

Проект по организации стажировки будет состоять из нескольких задач. При формировании проекта необходимо ответить на ряд вопросов:

·         Определить, на какие должности вам нужны специалисты.

·         Где в принципе брать таких специалистов, из каких ВУЗов?

·         Как вы организуете привлечение таких специалистов?  

·         Кто будет отвечать за всю стажировку – руководить всем проектом?

·         Кто будет непосредственным руководителем/наставником стажёра или их будет несколько?

·         Определить, как мы проверим подходит ли данный специалист по навыкам, знаниям, умениям, личным качествам и корпоративной культуре вашей компании.

·         Какие виды работ будет делать специалист на вашей стажировке?

·         Чему мы будем учить и что он должен освоить за время стажировки? Сколько времени будет длится стажировка – 1 или 3 месяца?

·         На каких условиях специалист будет проходить стажировку – будет ли его стажировка оплачиваема, предоставите ли вы ему в дальнейшем работу и т.д.

·         Как вы документально оформите стажировку в вашей компании, чтобы она соответствовала законодательству Туркменистана?

Продумав всё заранее, и сформировав цель, задачи и план реализации, можно приступить к выполнению.

Шаг 1. Кто нам нужен? Мы определяем, каких именно студентов позвать на стажировку. Начинать работу по поиску и подбору необходимо с описания должности, на которую вы готовы взять молодых специалистов после ВУЗа или студентов на практику/стажировку. Это может быть частью должностной инструкции с описанием необходимых навыков. Если у вас нет подобного описания навыков, то такое необходимо создать. Для этого тестируем молодых сотрудников, которые вчера были стажерами – недавно пришли к вам на работу и вам нравится, как работает этот молодой сотрудник, составляем профиль «идеального стажера» и ориентируемся на него при отборе. Кроме того, мы выявляем личностные и профессиональные компетенции у наших успешных сотрудников, пытаемся понять, что помогает им достигать высоких результатов.

Мы рекомендуем определить для себя ответы на следующие вопросы: что должен знать, что должен уметь делать стажёр, а также, какие личностные характеристики и качества необходимы молодому специалисту, чтобы освоить работу на требуемой должности, чтобы в дальнейшем он смог работать в вашей компании. Описываем специалиста как можно ближе к идеалу. На выходе у вас будет таблица (Приложение №1). Исходя из полученных данных, Вы сможете продумать, в каких ВУЗах и по каким специальностям могут готовить таких специалистов. Эта информация пригодится нам в дальнейшем для подготовительной стадии проекта стажировки для студентов и молодых специалистов.

Шаг 2. Как привлечь? Что мы можем предложить?

Вы для себя определили, кто вам нужен. Теперь вам необходимо привлечь студентов/стажеров в свою компанию. Есть много способов: дать объявление на сайте вашей компании, в социальных сетях, в газете, отправить официальное письмо в ВУЗы и т.д. Мы использовали прямую договоренность с ВУЗом. Это проще в организации, но для «включения» этого способа желательно иметь в ВУЗе знакомого преподавателя или представителя администрации.

Подготовьте презентацию о своей компании: сколько лет существует на рынке, какими видами деятельностями занимается, какие у вас есть достижения, не забудьте упомянуть о сайте вашей компании (молодёжь сейчас продвинутая – и более подробную информацию студенты привыкли изучать в интернете). Опишите преимущества работы в вашей компании.

В своей презентации обязательно уделите внимание кратким характеристикам и критериям, по которым вы будете выбирать студента, как кандидата в стажёры (мы это уже продумали и прописали в предыдущем шаге).

Расскажите, в чём будет заключаться практика: какие виды работ будут выполнять стажеры, чему они научатся. Да, да!!! Вам будет необходимо учить студентов реально работать, точно так же, как если бы вы уже взяли их на работу. Лучше, если у Вас заранее будет представлен план стажировки. (Приложение №2)

Объясните, при каких условиях студент может получить должность в вашей компании, на каких условиях он может быть зачислен в штат, или вы готовы ему предложить разовые работы, пока он ещё учится.

Шаг 3. Как договориться с ВУЗом и провести презентацию?

Презентация готова. Что дальше? Есть вариант, когда вы самостоятельно выходите с официальным письмом на руководство ВУЗа и предлагаете им сотрудничество в плане организации официальной практики студентов или специальной стажировки. Можно заранее поговорить с преподавателями ВУЗов, которые заинтересованы в развитии своих подопечных и получении ими реального опыта работы в компаниях и практики в профессии. Через них можно также выйти официальным письмом на руководство ВУЗа (пишите в свободной форме) и предложить сотрудничество в плане организации официальной практики студентов. Оба варианта хороши, смотрите, какой вам больше подходит.

Определите время, когда вы будете делать вашу презентацию. Она должна быть краткой, но ёмкой. Если вы будете демонстрировать слайды, то не больше 15-20. Не забудьте оставить время на вопросы, которые зададут студенты. Если есть возможность, отправьте делать презентацию молодых сотрудников вашей компании. Пусть студенты видят, что в компании работают молодые специалисты, соответственно, и у них появляется ощущение возможности работать и делать карьеру в вашей компании.

Во время презентации предоставьте свой электронный адрес, чтобы студенты могли прислать вам два документа: «Резюме» и «Письмо заинтересованности», в котором они опишут, почему они хотят пройти практику именно в вашей компании.

Шаг 4. Как отобрать лучших?

После презентации в ВУЗе ждите писем. Получив резюме и письма заинтересованности от студентов-кандидатов, вы можете провести формальный отбор, исходя из полученной информации.

А ещё лучше провести собеседования, как при приёме на работу, чтобы понимать, с кем имеете дело. На собеседовании лучше задавать проективные вопросы, чтобы понять, подходит вам кандидат на стажировку или нет. При подборе ориентируемся на идеальное описание кандидата, которое составляли ранее (смотри шаг № 1). Тех кандидатов, кто больше всех подходит, также рассматриваем по такому критерию: настроен ли он на развитие. В любом случае, выбор делать надо.

Можем также дать такую рекомендацию: лучше брать на стажировку не одного кандидата, а нескольких, так есть шанс выбрать лучшего после прохождения стажировки. Но и это вам не гарантирует, что все стажеры захотят остаться работать в вашей компании. В этой ситуации вы выбираете сотрудника для своей компании, студент выбирает компанию для себя – он имеет на это право. И от этого никуда не деться.

Шаг 5. Как подготовить наставников для стажировки?

При запуске внутреннего проекта по организации стажировки студентов или молодых специалистов, нам необходимо определиться с наставниками – теми, кто будет непосредственно курировать стажеров. Подберите из числа сотрудников тех специалистов вашей компании, кто будет объяснять студентам азы профессии, кто будет разъяснять, что и как «делать», кто будет отвечать на профессиональные вопросы.

С наставниками необходимо провести мотивационные беседы, объяснить цели привлечения студентов на стажировку, которые вы преследуете. С самого начала нужно совместно с наставниками разработать план – чему будете учить стажёров, какие профессиональные навыки отрабатывать, какие методики работы покажете, какую законченную работу (результаты) покажет каждый стажёр, как вы это оцените. Помните, нам необходимо представить такой план уже в ВУЗе, на презентации нашей компании! Может, не сильно подробный, но план нужен уже тогда (смотри шаг № 2)!

Можно заранее продумать и предложить стажёрам ознакомиться со специальной литературой или определенными внутренними документами, которые понадобятся в процессе стажировки.

Шаг 6. Как организовать работу стажеров во время стажировки? Как составить план стажировки?

Мы рекомендуем составить план стажировки. Особенно, если будете брать несколько стажёров. Четко опишите по дням, когда и чему будете учить стажёров, где они будут работать самостоятельно, а в какое время получать от вас индивидуальные консультации, в какое время они будут показывать самостоятельные результаты своим наставникам и вам как руководству компании.

В первый день стажировки обязательно проведите собрание стажёров и наставников, познакомьте с историей компании, с направлениями её деятельности, обсудите основные правила работы в вашей компании (Технику безопасности, Конфиденциальность информации, Правила трудового распорядка, Этику работы с клиентами и т.д. и т.п.). Представьте подробную программу стажировки. Опишите, на каком этапе что будете оценивать. Какие действия будут после прохождения стажировки. Обязательно ответьте на все вопросы стажёров.

Чётко придерживайтесь заранее созданного плана. Планируйте свой день так, чтобы можно было встретиться со стажёром и узнать, как идут дела, чему он научился, что понял, как это ему пригодится в его будущей специальности и в жизни.

Не забывайте встречаться с наставниками и обсуждать, как проходит процесс стажировки. Не бросайте своих подчинённых один на один со стажёрами. Сделайте так, чтобы наставники отнеслись к данному виду работ серьезно и ответственно. На кону репутация вашей компании. Если стажёрам понравится, то вы имеете шанс получить новых лояльных сотрудников задолго, еще до окончания ими ВУЗа. А ещё они поделятся информацией в своем ВУЗе и в вашу компанию будут стремиться попасть на стажировку студенты каждый год. А это возможность, которую мы желали для себя получить – найти канал для притока в компанию новых молодых, амбициозных специалистов.

Шаг 7. Как оценивать работу стажеров?

Не забудьте, что в процессе стажировки на определенных заранее этапах необходимо проводить оценку стажёра. Эту работу будут делать наставник и другие сотрудники вашей компании, с которыми по работе придётся сталкиваться стажёру.

Оценивать необходимо будет не только знания и умения стажёра, но и его отношение к работе: пунктуальность, ответственность, исполнительность, инициативность, готовность работать в команде, готовность помогать другим, и многое другое, что необходимо в будущем на данной должности (описание мы уже с вами делали в шаге № 1).

Что ещё важно – оцените, подходит ли стажёр именно вашей компании по корпоративной культуре. Если есть несовпадения, нужно хорошо подумать, стоит ли стажёру делать предложение о постоянной работе в вашей компании. Может случиться так, что, как специалист он хорош, а компании не подходит. Бывает и такое. Если есть несовпадения, мы бы не рекомендовали предлагать стажёру работу в вашей компании, всё равно он в ближайшем будущем уйдёт. Для упрощения оценки составьте специальный чек-лист – это вам поможет с выбором. (Приложение №3)

Шаг 8. Как организовать завершение стажировки?

Завершение стажировки – это такой же важный шаг для стажёров, как и первый день. В последний день стажировки обязательно проведите собрание стажёров и наставников. На нем можно подвести итоги стажировки: обсудить, чему научились стажеры, какие навыки получили, как это соответствует получаемой/полученной ими специальности.

Можно провести оценку их практических работ, организовать публичное выступление стажеров на тему: «Какие навыки я получил на стажировке и как это может пригодиться для моей будущей карьеры». В нашем случае, стажёры готовили презентации по собранной информации с продуктовых рынков Туркменистана, показывали свои аналитические способности и умение делать выводы для предполагаемых клиентов. Стажёры формировали презентации в программе Power Point, демонстрировали способности по умению делать публичные выступления. Сотрудники компании и наставники давали «обратную связь» каждому стажёру – рекомендации, что необходимо улучшить в будущем. Такой формат завершения стажировки позволяет и подвести итоги, и, в то же время, настраивает стажёров на дальнейшее развитие.

Очень хорошо будет, если вы организуете в последний день какие-либо подарки для стажеров на память о вашей компании. Это могут быть промо-наборы с символикой компании: блокноты, ручки, кружки, флэш-карты, да что угодно, чтобы осталась память. В нашем случае это были книги – профессиональная литература.  Со слов стажёров, эти книги помогли им настроиться на волну профессионального развития. Они стали больше интересоваться получаемой профессией и больше читать профессиональной литературы.

Шаг 9. Как решать формальные вопросы?

От формальных вопросов никуда не денешься. И мы попробуем описать, на что нужно обратить внимание при официальном оформлении стажировки.

Первое: студенты приносят письмо, в котором говорится, кто из студентов будет проходить практику в вашей компании. В свою очередь, вы должны подготовить ответ в ВУЗ – письмо-подтверждение о согласии на прохождение практики в вашей компании, информирующее, что вы готовы взять на стажировку студентов (Приложение №4). Вы должны понимать, что с первого дня стажировки студенты находятся под вашей ответственностью.

Второе: необходимо оформить стажировку через Приказ (по личному составу) по вашему предприятию (Приложение №5). Это необходимо учесть, особенно в тех случаях, если стажировка больше, чем летняя практика. Так как такие стажировки обычно платные, вы обязаны оформить стажёров как временных сотрудников с получением заработной платы и отчислениями в пенсионный фонд.

Третье: во время прохождения летней практики стажёры/студенты обычно ведут специальный «Дневник», в котором ежедневно фиксируют, что они делали в тот или иной день. Здесь им поможет та программа, которую вы подготовите заранее и представите в первый день стажировки. Стажёры могут ориентироваться по ней, внося корректировки, которые будут случаться в зависимости от обстоятельств прохождения практики. В самый последний день, когда дневник по практике будет заполнен, необходимо соблюсти все формальности по проставлению подписей и печатей.

Четвертое: на каждого стажёра/студента по требованию ВУЗа необходимо будет представить «Личную Характеристику», опять же подписанную директором компании. Для того, чтобы в конце стажировки сделать это быстро и эффективно, начинайте собирать информацию с первого дня стажировки, учитывая навыки, знания и умения, которые стажёр получил во время прохождения стажировки/практики. Можно оценить личные характеристики, такие как ответственность, умение работать в команде, «отношение ко времени» и многое другое, что, как вы считаете, необходимо в вашей профессии. Такую информацию могут собирать как наставники стажеров, так и те сотрудники вашей компании, с которыми они пересекались по работе. В нашей программе стажировки участвовали не только студенты, но и молодые специалисты, которые находились в поиске работы. Для таких стажёров, если они не подошли в вашу компанию, можно сделать характеристику для предоставления другим потенциальным работодателям. Это в будущем облегчит им устройство на работу.

Пятое: Вам необходимо будет поддерживать связь с кураторами стажёров/студентов от ВУЗа. Формат вы выберете сами в процессе переговоров, чтобы было и удобно вам, и соответствовало функциям и ответственности преподавателей-кураторов.

Шестое: самое важное. Если вы видите потенциал стажёров, они нацелены на развитие, проявляют желание работать в вашей компании – мы вас поздравляем! Делайте им предложение о работе! Может быть преграда из-за того, что не всем студентам можно работать, но не беда – предлагайте им участвовать во временных проектах, выполнять разовые работы, тем самым вы будете поддерживать связь и не упустите шанс в приобретении новых молодых кадров вашей компанией.

Многие студенты, чтобы овладеть профессией, готовы и на волонтерскую работу – это тоже бывает выгодно для работодателя. Но не нужно забывать, что любой труд должен быть оплачен. А как это сделать, – решать вам: можно пригласить его писать дипломную работу на базе вашей компании и сделать что-то действительно важное для вашего бизнеса, оплатить ему дополнительные обучающие курсы и т.д. Думайте! Вы же предприниматели!

Шаг 10. Как поставить стажировки «на поток»?

Если поставить стажировки в вашей компании «на поток», то вы получите постоянный приток новых сотрудников. В такой ситуации лучше разработать особый документ «Положение о стажировках». Образец проекта такого документа смотрите ниже (Приложение №6). В данном документе вы можете прописать процедуры, ответственных, мотивацию наставников и многое другое, что поможет сделать данный вид деятельности фактически грамотным.

В приведённых выше рекомендациях мы уделили место описанию стажировки в виде летней практики студентов. Но можно организовать стажировки молодых специалистов, которые закончили ВУЗ и находятся в процессе поиска работы. Таких стажёров можно привлекать работать по той же схеме, исключая формальности, касающиеся взаимоотношений с ВУЗом.